Conseils et bonnes pratiques pour une réunion efficace
Trop longues et trop nombreuses, les réunions de travail sont souvent synonymes de servitude. Pourtant, elles ont toute leur importance.
Elles ont un rôle capital dans l’organisation globale de l’entreprise et dans la gestion des projets, mais, si elles sont mal gérées, elles sont finalement plus une perte de temps et de productivité.
Dans cet article, je souhaite vous faire comprendre l’importance et les avantages des réunions d’équipe mais aussi vous réconcilier avec cet outil, parfois détesté, mais qui grâce à de bonnes pratiques, vous fera réellement avancer.
Réunion de travail : petit tour d'horizon
La réunion est un outil de communication interne et un outil de travail indispensable au bon fonctionnement d’une organisation. C’est un moment collectif et collaboratif qui permet à chacun de s’exprimer sur les avancées et attendus d’un projet et surtout de faire circuler l’information.
De son côté, le manager explique les actions à mener et lesquelles sont affectées à qui, tant dit que les membres de l’équipe peuvent faire part de leurs points de blocages, demander des validations en attente pour certaines choses etc…
Selon un sondage Ifop publié fin 2018, 92% des cadres participent régulièrement à des réunions, avec une moyenne de 4 heures par semaine, ce qui équivaut à 27 jours de travail par an. Tout ce temps passé en réunion, c’est du temps qui n’est pas consacré à l’opérationnel !
Pourquoi la réunion d'équipe est-elle indispensable ?
Beaucoup d’entreprises n’utilisent pas les réunions comme outil de travail. Cela peut être par choix, c’est le cas de l’entreprise Alan par exemple, mais c’est souvent par manque de temps et d’organisation qu’elles sont mises de côté.
Pourtant, elles sont selon moi un outil indispensable car elles permettent :
- De prendre des décisions
- De mieux collaborer ensemble
- De prendre connaissance des problématiques et de les résoudre
- D’avoir une visibilité sur ce qui se passe et comment ça se passe
Mes conseils pour une réunion efficace
Préparer la réunion
C’est pour moi une étape fondamentale pour une réunion efficace et productive. Sans préparation, votre réunion ne mènera à rien et vous aurez perdu votre temps.
Il est important de comprendre que la préparation concerne toutes les parties prenantes de la réunion et pas uniquement le manager ou le dirigeant. Vous devez donc demander aux collaborateurs de se préparer en amont, de lister les questions qu’ils ont et de rassembler les supports dont ils vont avoir besoin.
En tant qu’organisateur, vous pouvez structurer votre réunion avec la méthode TOPP :
- Définir le thème de la réunion
- Définir les objectifs à atteindre
- Lister les participants utiles à inviter
- Réaliser un plan des points principaux à aborder
Je vous recommande vivement d’envoyer une invitation aux membres de l’équipe avec ce récapitulatif. Ainsi, tout le monde est à la même page et pourra se préparer correctement.
En cadrant la démarche, vous ne perdrez ainsi pas de temps à préparer la réunion pendant la réunion, à chercher des documents ou des mails…
Bien choisir les participants
Comme je le disais plus tôt, le temps passé en réunion est du temps que le collaborateur ne passe pas sur ses missions opérationnelles. S’il est convié à une réunion, il faut donc qu’il soit réellement concerné.
Les participants doivent comprendre pourquoi ils sont à cette réunion et quelle est la contribution qu’ils vont apporter. Dans le cas contraire, c’est une perte de temps considérable.
Définir un cadre temporel
Dans la grande majorité des cas, les réunions sont beaucoup trop longues. On finit par tourner en rond et on perd en qualité d’écoute.
C’est pour cette raison qu’il faut définir une heure de début de la réunion mais aussi une heure de fin. Si vous avez bien défini vos objectifs au préalable, vous n’aurez pas besoin de déborder !
Selon les sujets, 30 min à 2h doivent suffire. Au-delà, c’est que trop de sujets sont listés, mal priorisés et doivent faire l’objet d’une autre réunion.
Si vous voulez aller plus loin et être sûr de respecter l’horaire, missionnez quelqu’un comme maître du temps qui fera des rappels du temps restant et mettra fin à la réunion. Ce rôle est très utile pour continuer d’avancer et ne pas rester bloquer sur un point et vos collaborateurs seront reconnaissants de ne pas avoir dépassé le temps annoncé.
Envoyer un compte-rendu
Une personne doit être désignée pour prendre des notes tout au long de l’échange et rédiger un compte-rendu qui sera envoyé par mail à tous les participants.
L’intérêt de cette pratique est double :
- Consulter les décisions prises et les informations pour se préparer à la prochaine réunion.
- Inclure les personnes absentes pour leur permettre malgré tout un suivi efficace.
Une réunion efficace et productive, c’est possible !
Le dernier petit conseil que je vous partage pour une réunion efficace, c’est de couper les téléphones. Répondre à des messages ou appels vous fera perdre du temps et coupera la dynamique de la réunion.
Enfin, sachez que tous ces conseils sont valables autant pour les réunions physiques que visio.
Pour aller plus loin, vous pouvez vous aider d’un outil digital qui augmentera encore plus la productivité de vos réunions. Vous avez par exemple l’outil aster qui :
- Propose des modèles de réunion
- Vous permet de structurer votre agenda
- Vous permet rédiger une liste d’attentes pour chaque participant
- Centralise toutes les informations de réunion au même endroit pour les retrouver facilement
Publié le 20.09.2022