5 étapes clés pour intégrer un nouveau salarié avec succès
Intégrer un nouveau salarié est une partie du processus de recrutement souvent oubliée.
Pourtant, vous avez passé du temps et alloué un budget pour recruter ce profil. Votre équipe RH si vous en avez une, le cabinet de recrutement qui vous accompagne, le manager de service, vous en tant que dirigeant-e… Tout le monde s’est investi pour trier les candidatures, faire passer les entretiens, réaliser des évaluations…
Et c’est pour cela que le processus d’intégration doit être géré avec attention ! Au delà de risquer de perdre le candidat pendant la période d’essai, vous donnerez une mauvaise image de votre entreprise qui incitera la nouvelle recrue à communiquer négativement.
Etape 1 pour intégrer un nouveau salarié : le pré-boarding
Entre le moment où le candidat signe son contrat ou sa promesse d’embauche, et le jour effectif de son arrivée, il peut se passer plusieurs semaines. Pendant ce temps, le candidat peut avoir d’autres entretiens qui étaient déjà programmés, il peut avoir des doutes, hésiter entre 2 propositions…
Et c’est pour éviter une annulation de sa part ou pire, une absence le jour j, que le pré-boarding joue un rôle important. Le pré-boarding comprend notamment :
📣 La communication interne auprès des équipes pour annoncer l’arrivée prochaine de la nouvelle personne
🫶 Le fait de garder le lien, un coup de fil, un mail avec quelques actualités de l’entreprise ou même du futur projet sur lequel la personne sera missionnée, une invitation à un événement/afterwork…
📩 Un mail récapitulatif pour rappeler l’heure et l’adresse à laquelle est attendue le futur collaborateur, quelques informations sur la culture de l’entreprise (par exemple le style vestimentaire à privilégier), les informations pratiques (parking, déjeuner du midi…) et enfin les grandes lignes de la journée qu’il l’attend.
Etape 2 : la préparation
Pour que tout se passe au mieux, à la fois pour vous, mais aussi pour le candidat, toutes les choses essentielles au bon fonctionnement du poste doivent être prêtes :
- Contrat de travail, mutuelle, tickets restaurants…
- Uniforme, équipement de sécurité
- Badge d’accès
- Matériel informatique
- Mots de passe, email professionnel
- Voiture de fonction…
Etape 3 : le jour j
Un des éléments fondamental pour intégrer un nouveau salarié est l’accueil. 👋 Une personne dédiée et choisie doit accueillir le salarié à l’heure prévue et le guider tout au long de sa journée. Le plus souvent, c’est le manager direct.
Cette première journée sera ponctuée de plusieurs moments importants : la visite des locaux, la finalisation administrative, la rencontre avec l’équipe, le point sur les attendus du poste.
☕ Une des bonnes pratiques est de prévoir un moment convivial, petit-déjeuner et/ou déjeuner pour mettre à l’aise la nouvelle personne.
Enfin, pensez à anticiper le planning de la personne sur plusieurs semaines pour pouvoir lui exposer et n’oubliez pas d’être à son écoute en fin de journée pour répondre à d’éventuelles questions et vérifier que tout va bien pour lui-elle.
Etape 4 pour intégrer un nouveau salarié : le suivi
Le processus d’intégration s’étend sur plusieurs semaines. Il est nécessaire d’avoir un suivi régulier pour s’assurer que le collaborateur :
- S’adapte à l’environnement
- Arrive à répondre à ses objectifs, ne rencontre pas de problématique particulière
- S’intègre à l’équipe et se sent bien
Durant le premier mois, je vous recommande de faire un point par semaine. Ce point est important pour le collaborateur mais aussi pour vous en tant que manager.
✅ C’est le moment de faire des feedback, négatifs ou positifs pour corriger ou encourager la personne et s’assurer que vous allez dans la bonne direction.
Etape 5 : récolter du feedback
Au bout d’un mois ou deux d’intégration, demandez au nouveau salarié un retour sur votre processus de recrutement et d’intégration.
📝 Le mieux est de formaliser la démarche avec un questionnaire écrit pour récolter tous les points positifs et négatifs afin de vous améliorer.
Il est important de mettre le candidat en confiance et de préciser que ça n’aura pas de répercussion sur la suite de son parcours dans l’entreprise ! L’objectif est de vous améliorer et aussi de connaître vos points forts pour les mettre en avant avec les futurs candidats.
Intégrer un nouveau salarié : ce qu'il faut retenir
Le processus d’intégration n’est pas terminé lorsque le contrat est signé. La période d’intégration est également à prendre en compte et à soigner pour fidéliser le nouvel arrivant.
Pensez dans un premier temps à garder le contact et commencer à créer du lien, avant même l’arrivée effective du nouveau salarié. Préparez également tous les éléments administratifs et logistiques en avance pour vous permettre de gagner en sérénité et pour pouvoir vous consacrer pleinement à la personne le jour j.
Enfin, la communication interne, le suivi de la personne et la prise en compte de son expérience seront des éléments clés pour intégrer un nouveau salarié avec succès.
Publié le 05.03.2024