Intégrer un nouveau salarié : méthode et outils

Vous avez trouvé la nouvelle pépite qui va rejoindre votre équipe ?

Vous avez passé plusieurs semaines ou mois à trouver la bonne personne, à trier des CV et faire des entretiens… Mais ça y est, le contrat est signé et la personne arrive bientôt. Hallelujah !

Sauf que votre travail ne s’arrête pas là. 😇

Même si la personne a accepté votre offre et décide de collaborer avec vous, il faut qu’elle ait envie de rester après sa période d’essai !

Découverte de l’entreprise, de ses valeurs, de son équipe, de ses missions… Rien ne doit être laissé de côté pour intégrer au mieux la personne, lui donner une image positive de l’entreprise et faire en sorte qu’elle ne vous quitte pas au bout de quelques semaines. 🧲

Gif groupe au bureau qui crient "one of us"

Pourquoi intégrer un nouveau salarié est important ?

4% des nouvelles recrues quittent leur travail le premier jour et 22% dans les 45 premiers jours. 😱 Ces chiffres montrent l’importance de l’intégration d’un nouveau salarié.

Toutes les actions à ce sujet vont favoriser la motivation et l’engagement du salarié. L’onboarding est un temps essentiel à prendre en compte pour ne pas faire fuir son candidat et recommencer tout un processus de recrutement. Cette période comprend le temps d’adaptation, le temps de connaître son équipe, son environnement de travail et éventuellement de se former.  

Les 3 étapes d’une intégration réussie

La préparation

L’onboarding commence avant l’arrivée du nouveau salarié le jour j.

Le pré-boarding est une étape de préparation essentielle.

Une fois que le candidat a accepté votre offre, il est important premièrement de garder le lien pour sécuriser le recrutement.

Avant l’arrivée effective dans votre structure, il peut se passer plusieurs semaines. Pour ne pas prendre le risque que le candidat change d’avis ou vous « ghoste », restez en contact ! Quelques nouvelles par mail, envoi d’une actualité importante de l’entreprise, un café avec sa future équipe, une invitation à un événement professionnel ou team building… Toutes ces actions sont de bonnes idées pour créer du lien avec votre futur collaborateur. 💡

L’équipe en interne doit aussi être informée qu’une nouvelle personne arrive. C’est important qu’elle sache de qui il s’agit, quel sera son rôle, pour que l’accueil soit plus chaleureux.

Le jour j

Un des éléments fondamentaux de l’arrivée est l’accueil. 👋 Une personne dédiée et choisie doit accueillir le salarié à l’heure prévue et le guider tout au long de sa journée. Le plus souvent, c’est le manager direct.

💻 Tout l’aspect logistique doit également avoir été anticipé pour que le nouveau puisse déjà être opérationnel : ordinateur, uniforme, voiture de fonction, logiciels etc…

Cette première journée sera ponctuée de plusieurs moments importants : la visite des locaux, la finalisation administrative (mutuelle par exemple), la rencontre avec l’équipe, le point sur les attendus du poste.

☕ Une des bonnes pratiques est de prévoir un moment convivial, petit-déjeuner et/ou déjeuner pour mettre à l’aise la nouvelle personne.

Le suivi du salarié

Le processus d’intégration s’étend sur plusieurs semaines. Il est nécessaire d’avoir un suivi régulier pour s’assurer que le collaborateur :

  • S’adapte à l’environnement
  • Arrive à répondre à ses objectifs, ne rencontre pas de problématique particulière
  • S’intègre à l’équipe et se sent bien

Durant le premier mois, je vous recommande de faire un point par semaine. Ce point est important pour le collaborateur mais aussi pour vous en tant que manager.

✅ C’est le moment de faire des feedback, négatifs ou positifs pour corriger ou encourager la personne et s’assurer que vous allez dans la bonne direction.

L'equipe accueille un nouveau salarie

Les outils pour intégrer un nouveau salarié

Pour que le processus d’onboarding soit plus efficace, de nombreux outils sont utiles !

Le livret d’accueil

Un grand classique de l’onboarding et ce n’est pas pour rien.

🧭 Le livret d’accueil est un vrai petit guide pour bien démarrer dans une entreprise. Vous pouvez y détailler vos codes, vos fonctionnements, vos valeurs pour que le collaborateur s’imprègne de tout ça.

Pour que le format soit moins classique, vous pouvez en tant que dirigeant(e) faire une vidéo de bienvenue ainsi qu’un organigramme un peu rigolo qui présente les salariés avec une caractéristique unique et pas seulement à travers son rôle en interne.   

La messagerie interne

Slack est une des meilleures applications de messagerie interne. Grâce aux différents canaux, vous pouvez organiser votre communication interne par sujets ou projets.

Avec une chaîne « onboarding », vous pouvez par exemple demander au nouveau de se présenter. L’équipe pourra ainsi lui souhaiter la bienvenue. 🤗

Le rapport d’étonnement

A la fin du processus, en général après la fin de la période d’essai, c’est intéressant de demander au collaborateur comment il a vécu son intégration, ce qu’il a trouvé de positif et de négatif.

Cela vous permet de vous adapter et de récolter de nouvelles idées pour vous améliorer. 🔝

Hey Axel

HeyAxel est un outil digital qui vous permet de suivre l’intégration d’un salarié de A à Z, le tout sur une plateforme unique. Si vous gérez plusieurs recrutements chaque mois, cet outil vous fera gagner du temps !

Intégrer un nouveau salarié : ce qu’il faut retenir

Le processus de recrutement ne s’arrête pas à l’embauche ! Pendant les premières semaines, le salarié doit être guidé pour s’intégrer au mieux. Un nouveau salarié livré à lui-même et qui ne crée pas de lien dans l’entreprise sera vite démotivé dans son travail et motivé à quitter votre entreprise !

Le processus d’onboarding parfait est celui qui vous ressemble ! L’essentiel, c’est de le mettre en place pour limiter votre turn-over.

Publié le 08.12.2023