Onboarding digital : intégrer un salarié à distance
Dans un l’article précédent, je vous ai donné les clés d’un onboarding classique réussi.
On ne le dira jamais assez mais créer une expérience positive pour les candidats, nouveaux embauchés et salariés est essentielle pour qu’ils soient motivés et impliqués dans l’entreprise ! Mettre en place une procédure d’intégration ou onboarding participe à la création de cette expérience.
L’intégration est toujours une étape stressante et elle l’est encore plus depuis l’arrivée du Covid avec l’apparition de nouvelles questions :
- Pour l’embauché : est-ce que je vais télétravailler ou pas, quel est le protocole sanitaire de l’entreprise, vais-je avoir l’occasion de rencontrer mes collègues… ?
- Pour l’entreprise : ce salarié va-t-il télétravailler, quel équipement dois-je lui fournir si c’est le cas, comment intégrer un salarié en temps de Covid… ?
Je vais partager avec vous quelques idées pour bien intégrer un salarié à distance.
Préparer l'intégration et maintenir le contact
Une fois que le candidat est choisi, il est essentiel de garder le contact avec lui jusqu’à la signature du contrat. Il est envisageable par exemple d’envoyer quelques mails des actualités internes. Cela lui donnera le sentiment de faire partie de l’entreprise alors qu’il n’est pas encore arrivé !
C’est d’ailleurs une pratique qu’il est possible d’adopter pour un onboarding classique.
Ensuite, pourquoi ne pas proposer aux collaborateurs qui seront les plus proches du nouveau salarié de filmer une courte vidéo de bienvenue ? C’est aussi l’occasion pour eux de présenter brièvement leur rôle dans l’entreprise. Ces vidéos peuvent être envoyées par mail pour que le collaborateur se familiarise avec l’équipe.
L’étape la plus importante à mettre en place est celle d’informer toute l’entreprise de l’intégration d’un nouveau collaborateur. A distance, l’envoi d’un mail doit être programmé avec : sa photo, son nom et prénom, le post occupé et ses coordonnées en invitant les collaborateurs à lui écrire un mail de bienvenue. Ainsi, sa boîte de réception contiendra dès son arrivée quelques premiers mails à lire qui font plaisir !
Cette étape est incontournable car le retour au bureau ne sera agréable pour personne si les « anciens » ne connaissent pas les « nouveaux » et inversement. Si plusieurs nouvelles recrues sont intégrées en même temps, il est également possible d’organiser une « promo » pour les mettre en contact à l’aide d’outils internes, créer des repères et un début de cohésion.
Enfin, on veille à organiser son environnement de travail. Si le télétravail est envisagé, il faut s’assurer que le salarié ai un endroit correct chez lui pour travailler et prendre les dispositions nécessaires pour lui fournir l’équipement informatique.
L'arrivée du salairé
Pour bien intégrer un salarié à distance, celui-ci doit être invité le premier jour à un rendez-vous visio avec les collaborateurs qui vont jouer un rôle dans son intégration. Ce rendez-vous doit être animé par le manager et accompagné d’une présentation PowerPoint avec : la présentation de l’entreprise, un organigramme complet et un plus précis du service qui accueille la personne afin de mettre un visage sur ses collègues et d’identifier les rôles de chacun.
A la fin du rendez-vous, le collaborateur recevra par mail le livret d’accueil.
Dans la première semaine qui suit l’arrivée, il est important d’organiser une visio avec toute l’équipe. Animé à l’aide d’exercices « ice breaker » (brise-glace), ce moment permettra aux coéquipiers d’apprendre à mieux se connaître.
Le suivi du salarié
Les étapes de suivi pour intégrer un salarié à distance sont les même qu’un onboarding habituel et peuvent se faire en visio :
- Organiser des points réguliers pour connaître le ressenti du salarié dans l’entreprise et aborder ses points forts et axes d’amélioration
- Transmettre un rapport d’étonnement par mail pour avoir ses premières impressions, prendre connaissance des bonnes pratiques de l’entreprise et de ses faiblesses
- Faire un point régulier sur les objectifs à atteindre
- Mettre l’accent sur la communication interne entre le salarié et le manager. En télétravail, de nombreuses interactions spontanées ne se font plus et pourtant elles sont indispensables. La nouvelle recrue doit avoir connaissance de ce que pense le manager de son travail !
Enfin, lorsque cela est possible, il est bien d’organiser une journée de découverte sur place : rencontre de l’équipe en face à face, visite des locaux, installation du bureau…
3 outils utiles pour intégrer un salarié à distance
Gestion RH du salarié
HeyTeam est un outil complet qui permet de suivre le parcours du collaborateur, de son intégration jusqu’à son départ de l’entreprise. L’outil permet de construire un parcours d’intégration sur-mesure, de suivre les différentes étapes, de récupérer les pièces administratives et de communiquer avec le salarié.
La messagerie interne
Slack est un des outils de messagerie interne les plus connus. Il facilite la collaboration en entreprise grâce : à des conversations privées ou collectives, la collaboration avec des équipes externes à l’entreprise (des partenaires par exemple), la possibilité de communiquer en audio ou vidéo.
Aster est un outil de centralisation pour la gestion des réunions. Avant, pendant et après, toutes les étapes sont répertoriées dans l’outil pour gagner du temps et faciliter la transmission de l’information.
La gestion des réunions
Il existe de nombreux autres outils, notamment les réseaux sociaux d’entreprise ! Chaque outil doit être soigneusement choisi en fonction des besoins de l’entreprise !
Je vous accompagne dans la mise en place d’un onboarding réussi !
Publié le 07.03.2022