Réussir l'intégration d'un nouveau collaborateur : étapes clés du onboarding
Non, cet article ne vous embarque pas dans un avion vers une destination de rêve mais bel et bien vers la réussite de votre recrutement, et plus précisément comment réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur grâce au onboarding.
Nous sommes tous passés par là, intégrer une nouvelle entreprise est un moment stressant, on plonge dans l’inconnu à la fois excité par les missions qui nous attendent mais aussi anxieux… Qui est qui ? Que vais-je faire les premiers jours ? Est-ce que je vais être à la hauteur ? (Où est la machine à café… Si si on le sait !)
Pendant les premiers jours en entreprise, beaucoup d’informations sont reçues. Pour que le candidat ne se sente pas submergé et qu’il parte à peine arriver, voyons quelques bonnes pratiques à adopter.
Définition du processus d'intégration
4% des nouvelles recrues quittent leur travail le premier jour et 22% du turnover survient dans les 45 premiers jours. Ces chiffres nous amènent à réfléchir sur les raisons qui poussent ces candidats à quitter l’entreprise si vite.
C’est ici que le onboarding, « embarquement » en français, fait son entrée ! Il s’agit de l’ensemble des actions mise en place pour accueillir et intégrer un collaborateur de la meilleure manière qui soit pour qu’il se sente accompagné et ainsi favoriser sa motivation et son engagement dans l’entreprise.
L’onboarding est un temps essentiel à prendre en compte pour ne pas faire fuir son candidat et recommencer tout un processus de recrutement. Cette période comprend le temps d’adaptation, le temps de connaître son équipe, son environnement de travail et éventuellement de se former.
Pourquoi est-il important de réussir l'intégration d'un nouveau collaborateur ?
Un salarié qui a le sentiment d’être considéré sera productif plus rapidement et sera aussi plus investi pour faire progresser l’entreprise.
Si le nouvel arrivant est livré à lui-même et qu’il ne se sent pas accompagné, il peut rapidement se démotiver et ne pas se sentir à sa place. Son expérience sera négative, il aura moins d’estime pour l’entreprise et aura une image négative de celle-ci.
De plus, un recrutement engendre des coûts et du temps passé. Accorder de l’attention à son processus d’intégration est donc important pour que ce temps et cet investissement financier ne soit pas en vain.
Les étapes clés d’un onboarding réussi
Réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur consiste à concevoir puis déployer un processus global qui intègre la préparation administrative, logistique et humaine de l’arrivée du nouveau collaborateur.
Avant le recrutement
Le processus d’intégration commence dès que le besoin de recrutement est défini. Les acteurs qui vont jouer un rôle dans l’intégration du collaborateur doivent se réunir à savoir le.la manager, le.la RH, le.la comptable. Cela va permettre de définir précisément les besoins, les compétences, la date de recrutement et le type de contrat. De cette manière, toutes les parties prenantes sont au courant et se tiennent prêtes.
Le fait de connaître la date à laquelle l’entreprise a besoin d’un nouveau collaborateur, le recrutement peut ainsi être mieux organisé. Cela permet notamment de faire le point avec le service informatique sur le matériel disponible, sur les logiciels à installer sur le poste et sur la création de l’adresse mail professionnelle.
L’arrivée du nouveau salarié
Le jour J, il faut bien entendu que le nouveau collaborateur soit accueilli. La personne désignée pour cela doit se tenir prête. En général, la journée commence par un entretien avec le service ressources humaines pour finaliser le contrat de travail, renseigner le collaborateur sur les avantages (tickets restaurants, mutuelle, CE…) et à partir de quand il pourra en bénéficier. Le manager prend ensuite le relai pour un premier face à face pour récapituler les attendus du poste. C’est également le moment de donner au salarié le livret d’accueil qui présente l’entreprise. Il est bien de lui laisser un temps pour prendre connaissance de ce livret et commencer à s’imprégner de la culture et du mode de fonctionnement de l’entreprise.
Le manager va aussi faire le tour des locaux et présenter le nouvel arrivant à l’équipe, expliquer le parcours de ce dernier et ses missions. Place ensuite à l’installation du poste, préalablement préparé !
Le suivi du salarié
Une fois que ces deux premières étapes sont passées, ce n’est pas fini ! Tout au long de la période d’essai, il faut programmer des rendez-vous réguliers pour faire le point sur le ressenti du collaborateur et comment il appréhende les missions de son poste. Si le manager remarque aussi des points forts ou des axes d’amélioration, c’est l’occasion de les évoquer.
Au bout d’environ 6 à 8 semaines de travail, il est bien de prévoir un rapport d’étonnement. Il s’agit d’un document sous forme de questionnaire que les nouveaux arrivants remplissent pour donner leurs premières impressions sur leurs débuts dans l’entreprise. Cela permet de valoriser les actions mise en place si elles sont positives ou d’en remettre d’autres en question si nécessaire et de s’adapter.
Voici les étapes indispensables pour réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur. Pour aller encore plus loin et renforcer l’image employeur, il est tout à fait possible d’organiser un pot d’arrivée, de fournir au nouveau collaborateur la panoplie de l’employé ambassadeur (goodies à l’effigie de l’entreprise) ou même de nommer un parrain ou une marraine qui va suivre les premiers pas du recruté ! Les idées sont nombreuses, il faut faire preuve de créativité tout en restant aligné avec la culture de l’entreprise !
Et avec le Covid ?
Avec la situation sanitaire actuelle, il peut être compliqué de mettre en place toutes ces étapes et de présenter le nouvel arrivant si une partie de l’équipe télétravaille. Néanmoins, de nombreux outils numériques peuvent être adoptés pour proposer un processus d’intégration le plus optimal possible ! Cela fera l’objet d’un prochain article !
Publié le 07.02.2022