Stratégie de communication interne : de quoi s'agit-il et comment la mettre en place ?

La place importante du numérique, le télétravail, le besoin d’équilibre vie pro / vie perso, sont autant choses qui demandent aujourd’hui aux entreprises d’adopter une vraie stratégie de communication interne.

Elle est un vrai moteur de performance, d’engagement et de fidélisation des salariés.

Qu’est ce qu’une stratégie de communication interne ?

Tout comme une stratégie de communication externe, à destination de vos clients et pour vendre vos produits, la stratégie de communication interne s’appuie sur un plan de communication à destination de vos collaborateurs, pour communiquer sur les informations de votre entreprise (actualités, ressources humaines, stratégies, projets…)

Pourquoi mettre en place une stratégie de communication interne ?

La communication interne a toute son importance et permet plusieurs choses :

D’améliorer la circulation de l’information et de faire en sorte que tout le monde soit à la même page
D’améliorer la productivité, l’efficacité du travail des équipes
D’avoir une communication claire et efficace pour tous, que ce soit pour les équipes supports et/ou terrain
De respecter l’équilibre vie pro / vie perso de vos collaborateurs
C’est un facteur d’engagement et de fidélisation des salariés

Les étapes pour mettre en place une bonne communication interne

🧐 Etape 1 – L’audit interne

Pour mettre en place une communication interne cohérente, il est impératif de commencer par savoir ce qui se passe déjà et comprendre :

Quelles sont vos pratiques et outils actuels ?
Quelle est votre organisation et votre culture d’entreprise ?
Que pensent vos salariés de vos méthodes de communication actuelles ? Quelles sont leurs attentes / besoins ?
Quelle est votre stratégie institutionnelle ?

💰 Etape 2 – Définir un budget

C’est important de prendre conscience de vos problématiques de communication interne et de vous lancer dans leur résolution.

Pour mener à bien vos actions, vous aurez besoin d’allouer un budget pour les personnes qui vont travailler sur le projet, les éventuels prestataires qui vont vous accompagner et les canaux de communication que vous choisirez.

🎯 Etape 3 – Comprendre à qui on s’adresse

Comme pour un plan de communication externe, vous devez comprendre qui sont vos cibles en interne pour déterminer les bons canaux de communication.

Vos cibles seront en effet vos employés mais il est important d’affiner cette audience de manière plus précise.

Demandez vous quels sont les métiers représentés, les équipes sont-elles toutes sur le même site où êtes-vous dispersés sur différentes villes, y-a-t-il des agents de terrain et des personnes dans des bureaux… ?

✅ Etape 4 – Définir des objectifs

Vous pouvez pour cela utiliser la fameuse méthode SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, et Temporellement définis).

Tout comme vous avez analysé les attentes de vos collaborateurs, demandez-vous quelles sont les vôtres en tant que dirigeant ?

Soyez donc précis dans vos objectifs, cela peut être par exemple d’améliorer un point négatif relevé dans le sondage des employés, ou bien d’avoir recruter x collaborateurs dans l’année grâce à une campagne de communication pour de la cooptation etc…

📣 Etape 5 – Choisir les canaux de communication

Commencez par reprendre les résultats de l’audit interne :

Quelles sont vos méthodes et outils actuels pour communiquer en interne ? Sont-ils efficaces ?
Quelles sont les points positifs et les points négatifs relevés par les collaborateurs ? Quels sont leurs besoins ?

En fonction de ça et également de vos besoins de dirigeant et de votre cible, vous déciderez quels sont les canaux à éliminer et quels sont ceux à adopter.

Parmi les principaux canaux de communication interne il y a :

L’intranet, une plateforme qui s’apparente à un site internet et qui permet aux collaborateurs de consulter les actualités de votre entreprise, d’échanger entre eux d’accéder à des documents et de centraliser l’information.
Le réseau social d’entreprise, qui lui permet de diffuser des actualités et favoriser les échanges.
La messagerie instantanée. Cet outil permet de communiquer via chat et d’organiser les conversations. On oublie ici WhatsApp pour adopter Slack qui respectera mieux l’équilibre vie pro / vie perso !
La newsletter, pour diffuser des informations, sondages, événements mais aussi du contenu à valeur ajoutée, utile pour vos collaborateurs.
Les outils de sondage pour analyser vos actions, fédérer et motiver vos collaborateurs. Ils sont plus pratiques et plus ergonomiques que les classiques Google Forms.
Les outils collaboratifs tels que Google WorkSpace ou Microsoft 365 facilitent grandement la circulation de l’information et aussi l’autonomie des salariés.
Le SIRH pour centraliser la gestion de vos ressources humaines. Un gain de temps considérable pour gérer vos effectifs, les plannings, les embauches, la paie…
La réunion ! Et oui il n’y a pas que des outils digitaux. En ayant la bonne méthode, la réunion est très utile. Je vous ai détaillé ici les meilleures pratiques.
L’affichage. De plus en plus sur écran, les affichages peuvent être très utile s’ils sont placés à des endroits stratégiques des locaux.
Le livret d’accueil, document dédié aux nouveaux arrivants, il a pour rôle de donner les premiers repères dans l’entreprise et d’améliorer l’accueil et l’intégration de ces personnes.
Les événements. Des moment informels et conviviaux essentiels pour développer les liens entre les collaborateurs. Cela peut être sous différentes formes : challenges, afterwork, activités sportives, séminaires, anniversaires, pots d’arrivée, Noël, événements thématiques selon les sensibilités de votre entreprise (semaine du développement durable, octobre rose…)

⚙️ Etape 6 – La gestion de la communication interne

Un calendrier éditorial doit régir l’ensemble de vos communications internes et une personne, interne à votre structure ou un prestataire externe, doit superviser tout cela.

Toutes les actions mise en place risquent de tomber à l’eau s’il n’y a pas de suivi. Vous allez donc perdre du temps et désengager complètement les collaborateurs qui se sont investis et s’attendaient à des changements.

🔎 Etape 7 – Analyser vos actions

Faites le point régulièrement sur l’atteinte des objectifs déterminés à l’étape 4. Choisissez pour chacun des indicateurs à analyser.

Si l’on reprend l’exemple de la campagne de communication sur le recrutement par cooptation, regardez combien de collaborateurs ont reçus la communication face à ceux qui ont entamé la démarche et enfin calculez le nombre d’embauches par cooptation.

Il est important aussi de regarder le nombre d’utilisateurs sur vos outils, le nombre de réponses aux sondages, le taux d’ouverture des newsletters etc…

C’est ainsi qu’il vous sera possible de vous adapter tout au long de l’année en comprenant ce qui a fonctionné ou pas : le support était-il le bon ? Le message était-il clair ?

En savoir plus sur la stratégie de recrutement

💡 Quelle est l’utilité de la communication interne ?

La communication interne améliore la circulation de l’information, la productivité, et permet d’engager et de fidéliser les salariés.

🚀Quels sont les meilleurs outils de communication interne ?

Les meilleurs outils sont ceux qui correspondent à votre entreprise, vos cibles et vos objectifs. Parmi les outils principaux il y a : l’intranet, la newsletter, la messagerie instantanée, la réunion…

🧐 Comment mettre en place une stratégie de communication interne ?

Pour mettre en place une bonne communication interne, il y a 7 étapes principales : l’analyse de l’existant, la définition d’un budget, comprendre sa cible, définir des objectifs, choisir des canaux de communication, définir l’équipe projet, analyser les actions.

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Publié le 13.03.2023