Offboarding : pourquoi et comment préparer le départ d'un salarié ?

Lorsqu’on parle de gestion des ressources humaines, l’attention est souvent portée sur le recrutement, l’intégration et le développement des employés. Cependant, un aspect tout aussi crucial, mais parfois négligé, est l’offboarding. 🛩️

Selon une étude de Hays, 85% des collaborateurs sont prêts à parler positivement de leur entreprise si leur départ se passe bien.

Un offboarding bien planifié et exécuté peut donc avoir un impact significatif sur l’organisation, tant du point de vue opérationnel que de l’image de marque. 💎 Dans cet article, nous allons explorer ce qu’est l’offboarding, pourquoi il est important, et quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour un offboarding réussi.

Gif d'un homme qui s'en va

Définition de l'offboarding

L’offboarding, est le processus de gestion du départ d’un employé de l’entreprise. Il englobe toutes les étapes qui permettent à l’employé de quitter son poste de manière organisée et sereine. 🧘‍♂️ Cela va au-delà de la simple remise des clés et du badge d’accès. C’est un processus stratégique qui nécessite une planification minutieuse et qui fait partie de l’expérience collaborateur.

Plusieurs raisons peuvent expliquer le départ d’un salarié et la situation n’est pas toujours simple à gérer. Néanmoins, ne voyez pas le départ d’un collaborateur comme un échec ou comme une nouvelle négative ! Si le temps est venu pour votre collaborateur d’aller vers de nouveaux horizons, encouragez-le et donnez-lui un dernier bon souvenir de votre organisation. 🌟

L'importance de l'offboarding

Tout comme vous avez réfléchi au parcours et à l’expérience de vos clients, réfléchir à l’expérience de vos collaborateurs est l’occasion de développer votre marque autrement que par les actions marketing habituelles. 🎯

En travaillant sur l’expérience collaborateur, vous améliorez votre marque employeur. Vos salariés seront ambassadeurs de votre entreprise et seront des relais de communication naturels pour attirer clients et candidats. 

Définir un processus d’offboarding fait partie du parcours collaborateur et aura plusieurs bénéfices :

  • Préserver la réputation de l’entreprise : les employés qui partent en gardant une image positive de l’organisation sont plus susceptibles de devenir d’anciens employés engagés et de recommander l’entreprise à d’autres.
  • Laisser une porte ouverte au salarié : il vous quitte aujourd’hui mais il pourrait un jour revenir ! C’est qu’on appelle le salarié boomerang. 🙋‍♀️ Mais pour cela, il faut qu’il ai de bonnes raisons de revenir taper à votre porte.
  • Développer votre clientèle : un salarié ou ex-salarié satisfait est un potentiel client ou en tout cas, un porte-parole de vos services / produits.
  • Assurer la bonne continuité des opérations : en planifiant la transition des responsabilités, vous évitez les perturbations opérationnelles, les retards et aussi la démotivation de l’équipe restante.
  • Améliorer vos pratiques RH : en recueillant des commentaires constructifs lors de l’entretien de départ, l’entreprise a l’opportunité d’apprendre et de s’améliorer. 🚀
Des collegues partagent un petit dejeuner

Bonnes pratiques pour un offboarding réussi

Pour réussir un offboarding, il est important de réaliser une charte avec les étapes à respecter. Ce document interne pourra être utilisé par toutes les parties prenantes (RH, managers ou dirigeant-es).

Cela permet de ne rien oublier, d’harmoniser les pratiques et également d’avoir une feuille de route adaptée à votre culture d’entreprise. Parmi les bonnes pratiques d’un offboarding réussi vous retrouverez :

  • Une communication transparente : communiquez ouvertement et honnêtement avec les autres salariés sur le départ de leur collègue et les raisons de celui-ci. Dans la mesure du possible bien sûr. La nouvelle finira par se savoir dans tous les cas, et si vous n’avez pas communiqué, vous laissez place aux rumeurs, au manque d’information et à la frustration des équipes ! 👎
  • L’anticipation : une bonne gestion d’offboarding, et une bonne expérience collaborateur globale, vous permettra de faire une passation de poste dans les règles de l’art. Tout le monde est gagnant, vous évitez les retards, les erreurs et votre nouveau salarié sera plus serein et efficace.
  • L’entretien de départ : organisez un échange où l’employé peut exprimer ses opinions et ses suggestions sur son expérience au sein de votre entreprise. Prenez ses retours au sérieux et utilisez-les pour apporter des améliorations si nécessaire.
  • Une gestion administrative au carré : certificat de travail, notes de frais, clôture de la mutuelle… Faites en sorte de faciliter le plus possible les démarches administratives. ✅
  • Le pot de départ : c’est un classique mais qui fait toujours plaisir et touche le salarié sortant. C’est aussi l’occasion de souligner les plus belles réalisations de la personne pendant sa période chez vous et de la remercier pour son investissement.
  • Maintenir le contact : prendre des nouvelles et en donner entretient votre réseau. L’ex-salarié vous garde en tête ! Cela peut être à travers des messages, des newsletters ou même des évènements.

L’offboarding est une étape cruciale dans la gestion des ressources humaines, qui ne doit pas être négligée. Une approche bien planifiée et exécutée de l’offboarding a un impact positif sur de nombreux aspects de l’organisation : sa réputation, sa culture, la fidélisation, la continuité des projets etc…  

En savoir plus sur l'offbaording

Ce sont toutes les étapes par lesquelles passent un collaborateur qui quitte votre entreprise.

Il faut considérer vos salariés comme de potentiels clients et ambassadeurs.

Leur faire vivre une expérience positive participera à votre image de marque et la fera rayonner.

La partie administrative bien sûr doit être correctement gérée.

La communication est également clé. Entre vous et le salarié (entretien de départ) mais aussi avec le reste de l’équipe. Ils doivent comprendre les raisons du départ, ce qui va se passer ensuite et être reboostés !

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Publié le 03.10.2023